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Cadre statutaire: Catégorie C - Filière Administrative - Cadre d’emplois des Adjoints Administratifs

SITUATION DANS L’ORGANISATION : Sous la responsabilité de la directrice générale des services

TYPE DE POSTE : Permanent

TEMPS DE TRAVAIL : 28h

DATE DE RECRUTEMENT :  2 janvier 2018

Missions du  poste :

  • Assister la directrice générale dans les tâches administratives
  • Assurer le secrétariat des élus
  • Traiter les demandes de l’état civil
Activités principales du poste:

Secrétariat :

  • Enregistrer le courrier et le distribuer aux services concernés
  • Assurer la rédaction et frappe des courriers et des notes diverses
  • Assurer le secrétariat des assemblées délibérantes : envoyer les convocations , mettre en forme les comptes rendus de séance, les délibérations; mettre à jour les registres, assurer la transmission des délibérations à la Préfecture et aux services concernés
  • Gérer les mandats de représentation du Maire et des élus
  • Gérer les invitations (commissions, réunions, inaugurations, etc.);
  • Suivre les dossiers thématiques
  • Mettre à jour les bases de données (associations, commerçants, etc.)
  • Garantir une bonne circulation de l’information (ascendante et descendante), rappel des informations importantes, réception et transmission des messages
  • Reprographier/numériser, classer et archiver les dossiers,
Etat Civil (maîtrise souhaitée du logiciel LITTERA) :

  • Etablir et réaliser les actes (reconnaissance, naissance, changement de nom, mariage, décès),
  • Auditionner les couples, constituer et instruire les dossiers de mariage,
  • Transcrire les actes d’état civil et mentions diverses à adresser aux administrations concernées
Population (maîtrise souhaitée du logiciel POLYCHROME) :

  • mettre à jour la base de la population
Activités spécifiques:

Réception: Accueillir physiquement et téléphoniquement, orienter le public (formulaires, renseignements); recenser les jeunes qui participent à  la journée de la défense; afficher les informations.

Les relations internes du poste :

  • Relations fréquentes avec l’ensemble des élus du Conseil municipal
  • Relations quotidiennes avec l’ensemble des services municipaux
  • Contact avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires, médias…)
  • Contact avec les administrations (préfecture, collectivités territoriales, syndicats intercommunaux,…)
Savoir-faire et savoir-être

  • Bonne connaissance de la législation d’état civil
  • Bonne expression écrite et orale
  • Maîtrise des outils bureautiques: Word, Excel, Powerpoint, messagerie
  • Maitrise des logiciels Littera et Polychrome
  • Organisation et gestion du temps, respect des délais
  • Autonomie
  • Adaptabilité et réactivité
  • Réserve et discrétion
  • Qualités d’écoute
  • Conscience professionnelle
  • Bon contact téléphonique
  • Travail en équipe

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Coordonnées
Mairie de Mirebeau
1, place de la République
B.P. 70018 - 86110 MIREBEAU
Tél : 05 49 50 40 53 - Fax : 05 49 50 52 16